Aquí puedes encontrar la información básica para estructurar una cooperativa o para participar activamente en la que ya perteneces.
¿Qué es una cooperativa?
De acuerdo con la definición Alianza Cooperativa Internacional (ACI) una empresa cooperativa se define como “una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, por medio de una empresa que se posee en conjunto y se controla democráticamente.”
ACI, declaración de Manchester, 1995.
Estructura en Costa Rica
Las cooperativas en Costa Rica, de acuerdo con la Ley 4117 y sus reformas, se constituyen con una estructura básica, que incluye:
Una Asamblea
Máximo órgano de decisión, en el que cada asociado representa un voto y cuenta con igualdad de oportunidad para ser electo como directivo. Ratifica informes, define la filosofía de la cooperativa (misión y objetivos) aprueba estatutos y reglamentos, elige miembros de la Junta Directiva y delega autoridad y responsabilidad.
Un Comité de Educación
Se asegura que las personas asociadas y las que quieren entrar a la cooperativa reciban educación cooperativa. Establece el plan de trabajo que incluye las obras de carácter social de la cooperativa.
Un Comité de Vigilancia
Examina y fiscaliza las operaciones ténicas y financieras de la cooperativa y ofrece informes a la Asamblea acerca de las observaciones realizadas en los análisis de fiscalización.
Un Consejo de Administración
Desde el cual se establece la línea de mando hacia la gerencia de la cooperativa y de esta a las jefaturas de la organización. Supervisa la gerencia, aprueba la estructura y planes estratégicos, aprueba el plan y el presupuesto anual, define políticas para la gerencia.
Otros Comités
La Asamblea tiene la potestad de establecer otros comités de acuerdo con las necesidades y trabajo de la cooperativa.
Pasos para formar una cooperativa en Costa Rica
1.
Formar un grupo pre cooperativo denominado Comité Central de Organización (CCO)
Este organiza al grupo, establece el proyecto de negocio a realizar, elabora la documentación requerida. Realiza el contacto con el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, Infocoop. Es integrado por al menos cinco personas y nombra a un presidente, secretario, tesorero y dos vocales. Los formularios para inscripción de la cooperativa se encuentran en la página web del Infocoop.
2.
Entrega el perfil de proyecto
El CCO elabora un Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (PVU) o Estudio de Factibilidad (EF). El estudio realizado debe contar con aprobación de los miembros y estar firmado por quienes lo elaboran, incluyendo si es realizado por un profesional contratado por aparte. Se debe establecer el capital social que aportan los socios. Este es un monto mínimo requerido para el proyecto (el aporte puede ser en dinero, trabajo o bienes inmuebles). Un monto no menor al 25% del capital social aportado debe estar depositado en una cuenta a nombre de alguno de los socios antes de que se realice la asamblea constitutiva.
3.
Elaboración del Estatuto
Se establece según el tipo de cooperativa. Define el conjunto de lineamientos, derechos y obligaciones de los asociados, de los órganos que conforman la organización, de las regulaciones de funcionamiento, disolución y liquidación de la cooperativa. El Infocoop tiene a disposición guías para estos estatutos que pueden completarse de acuerdo con las necesidades de la organización.
4.
Asamblea Constitutiva
El CCO realiza la convocatoria a la Asamblea Constitutiva. Se debe entregar propuesta de Estatutos, Perfil de Proyecto y Agenda de la Asamblea. Cada asociado tiene voz y voto para decidir sobre los documentos aportados, los cuales debe haber estudiado con anticipación. Solo participan quienes hayan realizado el aporte de 25% de capital social. La Asamblea se realiza en apego a la agenda, y en esta se eligen los cuerpos directivos. Una vez elegido el Consejo de Administración, este sustituye al Comité Central de Organización, el cual deja de funcionar. De la Asamblea se elabora una Acta Constitutiva, que debe ser auténticada por un abogado. Luego de la Asamblea, se realiza por separado la primera reunión de cada órgano directivo: Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social. El Consejo de Administración elige los cargos de presidente, vicepresidente, secretario, vocal 1 y vocal 2 y define la vigencia de los cargos. Los miembros de los otros comités eligen los cargos de presidente, vicepresidente y secretario y la vigencia de los mismos.
Luego de la Asamblea Constitutiva se presenta a Infocoop los siguientes documentos:
• Nómina de asociados con capital pagado y sucrito por cada miembro.
• Declaración jurada del Gerente de la cooperativa donde consta el depósito y existencia del 25% del capital social inicial,
• Certificación de la entidad financiera donde ser realizó el depósito, con el fin de que el Infocoop emita certificación de la existencia del 25% del capital social acordado.
5.
Inscripción
El gerente de la cooperativa tramita la inscripción ante el Ministerio de Trabajo, (MTSS) en el Departamento de Organizaciones Sociales. Para esto entrega los siguientes documentos: Copia del acta de la Asamblea Constitutiva, con nombre, apellidos, nacionaldidad, domicilio, profesión u oficio de los fundadores. Monto de certificados de aportación, Copia de los acuerdos de integración de los órganos directivos, con los nombres completos de los integrantes, Copia de los estatutos aprobados por la Asamblea Constitutiva. Todos los documentos deben ser autenticados por un abogado. Estos documentos los acompaña una nota firmada por el gerente, dirigida al departamento de Organizaciones Sociales para acusar recibo de los documentos y solicitar la inscripción y legalización de la cooperativa. Por su parte el MTSS recibe la documentación. En caso de que la solicitud no esté correcta emitirá una prevención con observaciones (El Infocoop podrá apoyar a la cooperativa para rectificar la solicitud). De ser recibida a satisfacción el Ministerio emitirá una Resolución de Inscripción que envia al Diario Oficial La Gaceta para que se publique un edicto de la conformación de la Cooperativa. Este edicto debe presentarse de nuevo ante el MTSS, en el Departamento de Organizaciones Sociales, para que la cooperativa pueda obtener las personerías jurídicas de los órganos sociales de la cooperativa. Posteriormente, el gerente solicita la cédula jurídica de la cooperativa ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público. Para esto presenta la solicitud mediante una carta autenticada por un abogado y la personería jurídica del gerente.
6.
Formalización de la inscripción
Para concluir el proceso, se presentan los siguientes documentos ante el departamento de Supervisión Cooperativa del Infocoop: Dirección exacta, apartado postal, correo electrónico y número de teléfono de la cooperativa. Copia de la cédula jurídica, Copia del Estatuto completo registrado ante el MTSS, Copia del Acta constitutiva, Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente, Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el MTSS del gerente de la cooperativa, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia, Comité de Educación y Bienestar Social. Finalmente la cooperativa adquiere y legaliza los libros de actas: Actas para Asambleas Generales, Actas para el Consejo de Administración, Actas para Comité de Vigilancia, Actas para el Comité de Educación y Bienestar Social, Libro de Diario, Libro Mayor, Libro de Inventario y balances, Registro Permanente de Asociados o Afiliadas. Estos libros son legalizados por el Departamento de Supervisión Cooperativa de Infocoop. Al finalizar el paso 6, la Cooperativa está exitosamente constituída y registrada.
Fuentes: La información que contiene esta web ha sido elaborada tomando diversas fuentes, entre estas: Documentos varios y relatos verbales de Coopesantos, y adicionalmente: Infocoop, página web institucional; Infocoop, Fascículos Didácticos Cooperativos, 2017; Infocoop, Documento web. Semana Nacional del Cooperativismo, 2012; MEP, Guía Verde. El cooperativismo escolar y estudiantil en Costa Rica, 2010; Cenecoop, página web institucional; ACI, página web institucional.